Jak změnit nebo aktualizovat podpis v Outlooku a jak to udělat automaticky pro celou firmu

V desktopovém Outlooku přejděte do Soubor → Možnosti → Pošta → Podpisy. Vyberte svůj podpis, upravte obsah a uložte ho.

V Outlooku na webu otevřete Nastavení, vyhledejte E-mailový podpis a upravte ho v nastavení pošty.

Pro osobní podpis to stačí. Pro firmu je ale tento způsob křehký. Každý zaměstnanec musí zkopírovat správnou verzi, použít správné logo, zachovat stejné formátování a znovu ho aktualizovat, kdykoli se něco změní.

To není proces. Je to opakující se zdroj drobných chyb.

Ruční správa podpisů může fungovat v úplně malém týmu. Jak ale firma roste, každá změna je hůř kontrolovatelná.

Mezi časté problémy patří zastaralé pracovní pozice, špatná telefonní čísla, chybějící odkazy, natažená loga, rozbité HTML, staré doložky a různé verze stejného firemního podpisu.

Marketingové bannery dělají problém ještě viditelnějším. Pokud chce firma propagovat webinář, produkt, akci, případovou studii nebo sezónní kampaň, banner se musí objevit ve správný čas a ve správném podpisu.

Pokud aktualizace závisí na tom, že si každý zaměstnanec ručně zkopíruje novou verzi, kampaň ztrácí rychlost dřív, než vůbec začne.

Pro firmy používající Microsoft 365 je centralizovaná správa e-mailových podpisů lepší volbou.

Místo toho, aby si zaměstnanci upravovali podpisy sami, firma vytvoří šablony na jednom místě. Uživatelé pak dostanou správný podpis podle svého týmu, oddělení, lokality nebo role.

Když se něco změní, aktualizace se provede jen jednou. Nové logo, kontaktní údaje, právní text nebo kampaňový banner se pak mohou automaticky promítnout u vybraných uživatelů.

To šetří čas IT, drží marketing pod kontrolou a pomáhá firmě udržet jednotnou značku v každém e-mailu.

Chillisign je postavený pro firmy, které chtějí profesionální HTML e-mailové podpisy bez ručního kopírování, rozbitého formátování nebo nekonečného připomínání kolegům.

S Chillisign můžete vytvářet značkové šablony podpisů, přiřazovat je uživatelům a spravovat aktualizace centrálně. Každý podpis může obsahovat kontaktní údaje, logo firmy, odkazy na sociální sítě, právní text a dynamické marketingové bannery.

Pro prostředí Microsoft 365 nabízí Chillisign Outlook Add-in, který lze nasadit centrálně přes Microsoft 365 Admin Center. Zaměstnanci nemusí instalovat podpisy jeden po druhém ani ručně vkládat HTML do Outlooku.

Jakmile je vše nastavené, podpisy se do Outlooku načítají automaticky. Když v Chillisign aktualizujete šablonu nebo kampaňový banner, změna se může promítnout u celého týmu, aniž by musel kdokoli cokoliv dělat.

Ruční nastavení je v pořádku pro jednotlivce. Pokud ale vaše firma už teď potřebuje návody, screenshoty, připomínky nebo dohledávání pokaždé, když se podpis změní, je čas proces automatizovat.

Centralizovaná správa podpisů pomáhá firmě udržet každý e-mail z Outlooku jednotný, profesionální a aktuální.

Žádné kopírování. Žádné staré bannery. Žádné rozbité formátování.

Jen jedno řízené místo pro podpisy, které dodají každému firemnímu e-mailu špetku pikantnosti.

Ruční změna podpisu v Outlooku zabere pár kliknutí. Udržet stovky podpisů přesné, v souladu se značkou a aktuální je ale úplně jiná výzva.

Chillisign pomáhá firmám přejít od ruční, chybové aktualizace k jednomu řízenému místu pro všechny podpisy a kampaňové bannery v Outlooku.

Vyzkoušejte Chillisign zdarma a udržte všechny podpisy v Outlooku ve vaší firmě jednotné.